トップ

忙しい時の電話対応

秘書代行で忙しい時の電話対応

秘書代行サービスで仕事の効率化

わたしは、30代のベンチャー企業の新人若手社長です。新しい仕事もようやく軌道に乗りそうでとても喜んでいるんですが、そのために新しい悩みが発生しました。それは会社の電話が鳴りっぱなしということです。

やらなければならない仕事がたくさんあるので、電話対応だけでも大変です。でも電話対応がおろそかになると、新規のお客様や取引先を逃してしまったり、これまでお付き合いいただいた既存のお客様や取引先に失礼になるのでそれはそれで、まじめに対応させていただいています。

しかし、仕事に集中しようと思っても、これだけ電話たくさんあると、なかなか本業に集中できませんし、よし、集中できると思っても、突然の電話で集中力が途切れてしまうということも正直あります。これでは仕事の効率がなかなか上がりません。

新規に事業を立ち上げて、これからという時期なので正直、事務員を新たに雇うのは人件費がかかるので難しいです。

そんな風に悩んでいるときに、目についたのが秘書代行サービスなる存在です。これは今の自分の悩みを解決してくれるうってつけの方法じゃないかと思い、いろいろ調べてみました。

PR:秘書代行

・秘書代行サービスとは。
電話代行サービス、電話秘書代行サービスとも呼ばれるこのサービスは、会社にかかってきた電話を専属の熟練したオペレーターが受けて、対応し、その後、すぐに電話の内容を担当者にメールや電話で連絡してくれるというサービスです。

・秘書代行サービスのメリットとは。
秘書代行、電話代行サービスを利用することにはいくつかのメリットがあります。例えば、時間の有効活用です。先ほども述べたように、お客様や取引先様からのお電話に真摯に対応することは、会社の業務の中で大切な部分ですが、それに多くの時間を取られてしまい本業がおろそかになっては本末転倒です。プロのオペレーターに電話対応を依頼するなら、お客様やお取引先様にも不快な思いをさせることなく、こちらは仕事の時間を有効活用できます。

さらに、会社の信頼度を維持したり、高めたりする効果もあります。お客様やお取引様が電話されたのに、全然電話に出ないでは、その会社の信用や信頼が損なわれます。従業員全員が忙しいときや外出している時でも、秘書代行サービスがきっちり電話対応してくれるので、会社の信用や信頼を維持し高めることができます。

また別のメリットとしては、人件費のコストが抑えられるというものがあります。電話対応のための事務員を雇うとなれば、給料や社会保険料などの人件費、さらに経験の浅い人であれば教育期間なども必要になります。しかし、秘書代行サービスなら、給料より安い費用で依頼でき、人件費のコスト削減ができます。

熟練したオペレーターなので教育期間も必要ありません。電話番号も、現在使っている会社の番号をそのまま電話転送で利用することができる業者もあるので、電話番号の変更に伴う様々な負担や連絡も必要ありません。

急ぎの用事や連絡事項に関しても早急に対応してくれます。新規のお客様や急ぎの要件、重要事項など、会社にとって大切な要件は電話応対ののち、すぐにメールや電話で担当者に連絡してくれます。

業者によっては、商品説明などの専門的な業務も取り扱っているところがあり、商品説明や使用方法などの説明のカスタマーサポートも行ってくれるそうです。

こんなふうに、時間の有効活用、会社の信用度のアップ、経費削減と秘書代行サービスのメリットを考えていくと、私の場合は、秘書代行サービスを利用することを選びました。

Copyright © 秘書代行で忙しい時の電話対応 All rights reserved